Řízení projektů

• Abakowiki jako nástroj pro řízení projektů
  • Projekty
    • Co to je "Projekt"
    • Jak zadám nový projekt?
    • Vlastnosti projektu
    • Základní stránka projektu.
    • Jak upravím založený projekt?
    • Další akce
      • Výmaz projektu
      • Přejmenování projektu
      • Sdílení projektu
      • Tisk projektu
      • Historie projektu
  • Milníky
    • Co to je "Milník"
    • Jak zadám nový milník?
    • Jak upravím vložený milník?
      • Změna data milníku.
      • Změna priority
      • Změna textu milníku.
    • Další akce
      • Výmaz milníku
      • Přesun milníku
      • Sdílení milníku
      • Tisk milníku
      • Historie milníku
  • Úkoly
    • Co to je "Úkol"
    • Jak zadám nový úkol
    • Jak upravím vložený úkol?
      • Změna odpovědného pracovníka
      • Změna data splnění úkolu.
      • Změna milníku
      • Změna data zadání úkolu
      • Změna procenta dokončení
      • Změna doby trvání
      • Změna priority
      • Změna stavu
      • Změna textu úkolu.
    • Další akce
      • Výmaz úkolu
      • Přesun úkolu
      • Sdílení úkolu
      • Tisk úkolu
      • Historie úkolu
  • Jak pořídím dokumentaci k projektu?

Abakowiki jako nástroj pro řízení projektů

Týmová spolupráce je jedna z možných charakteristik, které definují projekt. Pro hladký průběh projektu je třeba, aby každý člen projektového týmu měl přístup k depozitáři dokumentů a poznámek, které se vztahují k projektu, na němž členové týmu pracují. Abakowiki je perfektní řešení, které pokrývá tyto požadavky.

Abakowiki je wiki, přizpůsobená požadavkům, které vyplývají z potřeb řízení projektů, což znamená, že: 

• Abakowiki je možné použít jako centrální depozitář informací týkajících se projektu, do kterého členové týmu mohou vkládat informace a dívat se, co vložili ostatní,
• Abakowiki umožňuje vkládat poznámky ze schůzek, projektové dokumenty, pracovní výsledky. Veškeré dokumenty, vložené do Abakowiki je možno vyhledat, přičemž ke každému dokumentu lze vybavit jeho úplnou historii. Tak je možno evokovat celou historii vývoje dokumentu včetně autora jednotlivých verzí, provedených změn a dat změn,
• Abakowiki obsahuje údaje o zahájení prací na úkolech, o tom, jak práce pokročili nebo zda úkol je již dokončen. Je však třeba, aby každý člen projektového týmu tyto údaje průběžně aktualizoval,
• Abakowiki umožňuje vložit do stránek návrhy obrazovek, jejich změny i výsledný tvar, což dovoluje zákazníkovi sledovat pokrok prací a ihned komentovat dosažené výsledky. Stejně snadno lze vkládat obrázky, vytvořené nástroji pro prototypování,
• Abakowiki umožňuje průběžně dokumentovat projekt, což znamená, že s dokončeným projektem je k dispozici i kompletní dokumentace všeho, co bylo na projektu vykonáno,
• Abakowiki je výhodné používat jako komunikační nástroj účastníků projektu. Jestliže každý člen týmu má v Abakowiki svůj profil, pak každý má k dispozici veškeré informace o tom, co je na projektu nového. Jestliže všichni členové projektového týmu převedou svoji komunikaci z obvyklého přeposílání zpráv elektronické pošty do Abakowiki, nestane se, že důležitá informace zůstane zapadlá v čísi schránce. 

Projekty

Co to je "Projekt"

Projekt v Abakowiki je  složka, obsahující uspořádané milníky a jim podřízené úkoly. Projekt je charakterizován svým začátkem, koncem a jednotlivými etapami, které jej tvoří.

Jednotlivé etapy, charakterizované milníky, mohou probíhat paralelně nebo kaskádově jedna po druhé, přičemž každý projekt může tvořit neomezený počet milníků a každý z milníků se může skládat z neomezeného počtu úkolů.

Milníky i úkoly jsou v Abakowiki jednotlivé stránky Abakowiki, které obsahují charakteristiky těchto entit. Tyto stránky je možné měnit, je možné je komentovat, je možné do nich vkládat odkazy na přiložené dokumenty a je možné je exportovat a tisknout.

Přístup k jednotlivým stránkám projektu je dán nastavenými právy všech, kteří jsou registrování jako uživatelé Abakowiki. Je samozřejmě možné pozvat i další uživatele, kteří dosud v Abakowiki registrováni nejsou.

Jak zadám nový projekt?

Nový projekt lze vytvořit jen ze stránky s nástěnkou Abakowiki. Na tuto stránku Abakowiki je možno přejít z libovolné stránky Abakowiki kliknutím na ikonu . Po kliknutí na tuto ikonu se objeví na funkční liště Abakowiki funkce pro vytvoření nové složky (+Přidat složku) a vytvoření nového projektu (+Přidat projekt). Viz následující obrázek:

Kliknutím na funkci "+Přidat projekt" se otevře následující obrazovka pro zadání charakteristik projektu:

Význam jednotlivých polí.

Při zadávání názvu projektu se kontroluje, zda název nového projektu se neshoduje s názvem již existující složky nebo projektu. Jestliže je zadáno jméno již existující složky, Abakowiki ohlásí tuto skutečnost takto: 

V takovém případě je nutné vložený název změnit tak, aby se neshodoval s některým z již existujících názvů:

Po zadání jednoznačného názvu nového projektu a volbě šablony se kliknutím na tlačítko "Založit projekt" vytvoří nový projekt. Viz následující obrázek:

Vlastnosti projektu

Tlačítko "Dokumentace projektu"
Po kliknutí na toto tlačítko přejdete na základní stránku dokumentace projektu. U nově vytvořeného projektu stránka dokumentace neexistuje a je nutno ji nejprve vytvořit. Po jejím vytvoření je možné průběžně dokumentovat celý projekt a tak již při dokončení projektu mít k dispozici jeho dokumentaci.

Parametry projektu
Pod tlačítkem "Dokumetace projektu" jsou zobrazena pole se základními parametry projektu. Jejich význam je popsán v následující tabulce.

Základní stránka projektu.

Na pravém panelu obrazovky najdete základní stránku nově založeného projektu. Základní stránka vypadá tak, jak je to na následujícím obrázku:

Po kliknutí na tlačítko "Upravit projekt" se otevře stránka editoru, na které můžete zadat základní informace o projektu. Viz následující obrázek:

Základní stránka projektu je standardní stránka Abakowiki, jejíž obsah lze měnit tak, jako obsah kterékoli jiné stránky Abakowiki.

Základní stránka projektu může obsahovat informace jako je cíl projektu, zadavatel a sponzor projektu, složení projektového týmu, jméno projektového manažera a další informace podle potřeby uživatele Abakowiki.

Po provedení potřebných změn je třeba kliknout na jedno z tlačítek pro ukládání. Po kliknutí na tlačítko "Uložit a sdílet" vyvoláte funkci pro odeslání pozvánky ke spolupráci nad stránkou, kde můžete pozvaným nastavit v právech ke složce (v tomto případě k projektu) potřebná práva.

Po kliknutí na tlačítko "Uložit a zobrazit" se zobrazí upravená základní stránka projektu. Viz následující obrázek:

Jak upravím založený projekt?

Úpravu nebo editaci projektu chápeme v Abakowiki jako úpravu nebo změnu obsahu či editaci základní stránky projektu. Ostatní úpravy jako je přidávání milníků, odstraňování milníků, změny milníků a obdobné činnosti, prováděné s úkoly, jsou sice změnami projektu, jsou však popsány v odpovídajících kapitolách (Milníky a Úkoly).

Jestliže chcete změnit obsah základní stránky projektu, klikněte na tlačítko "Upravit projekt". Otevře se obrazovka editoru a je možno standardním způsobem stránku editovat.

Jestliže chcete změnit parametry projektu, můžete tak učinit na levém panelu základní stránky. Můžete změnit vedoucího (manažera) projektu, datum dokončení projektu, stav projektu a jeho prioritu.

Změnit obsah základní stránky projektu nebo změnit parametry projektu může jen ten, který disponuje příslušnými právy.

Další akce

Kliknutím na položku "Další akce", která je na horní zelené liště Abakowiki, lze kromě výmazu projektu vyvolat i ještě následující činnosti: přejmenování projektu , sdílení projektu, tisk projektu a zobrazení historie projektu.

Výmaz projektu

Protože projekt je stránka Abakowiki, lze aplikovat všechny funkce, které Abakowiki pro práci se stránkami nabízí. Jestliže zjistíte, že příslušný projekt byl zadán nedopatřením nebo je zbytečný, najeďte myší na položku "Další akce" tak, jak je to vidět na následujícím obrázku:

Z funkcí, které se po této akci objeví, vyberte funkci "Smazat projekt". Po kliknutí na tuto funkci se objeví následující dotaz, který upřesňuje důsledky výmazu projektu: 

Jestliže chcete smazat projekt i úkoly, které do příslušného projektu spadají, klikněte na tlačítko "Ano". Jestliže chcete úkoly zachovat a projekt přesto smazat, klikněte na tlačítko "Ne", převeďte úkoly pod jiný projekt a pak znovu vyvolejte výmaz projektu. 

Přejmenování projektu

Po výběru této akce, se objeví obrazovka pro změnu projektu. Viz následující obrázek: 

Jestliže chcete projekt přejmenovat, napište nový název do pole "Nový název složky/projektu" a klikněte na tlačítko "Přejmenovat".  Poté se změní název projektu přičemž všechny milníky a úkoly zůstanou součástí projektu, který vznikl přejmenováním.

Sdílení projektu

Zvolený projekt lze sdílet s kterýmkoli spolupracovníkem, u něhož je známa adresa jeho schránky elektronické pošty. Chcete-li pozvat někoho ke spolupráci nad projektem, klikněte na funkci "Sdílet projekt". Dále postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Tisk projektu

Jestliže je potřeba z nějakého důvodu pořídit papírovou verzi stránky s projektem, klikněte na funkci "Tisk". Dále pak postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Historie projektu

Jestliže se chcete podívat, kdo projekt založil a kdy, které změny byly provedeny, kým a kdy, případně se vrátit na některou z předchozích verzí projektu, klikněte v otevřeném seznamu na funkci "Historie". Dále pak postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Milníky

Co to je "Milník"

V rámci projektového řízení je "milník" definován jako konec etapy, který představuje dokončení určitého objemu prací nebo učité etapy, obvykle označený událostí vyšší úrovně jako je dokončení, potvrzení nebo podpis předání dokumentu či rekapitulační schůzka na vyšší úrovni. 

Vedle signalizace dodávky klíčového materiálu může milník také signalizovat důležité rozhodnutí nebo odvození kritické informace, která naznačuje nebo ovlivňuje budoucí průběh projektu. V tomto smyslu milník nejenže signalizuje, jak dalece postoupily práce na projektu, ale také určuje, jakým směrem se budou práce na projektu ubírat, protože klíčová rozhodnutí, učiněná při milnících, mohou změnit postup prací na projektu. 

Milníky se běžně používají ke sledování postupu prací, jejich efektivita je však omezena. Milníky obvykle signalizují postup na kritické cestě a zcela ignorují aktivity, které nejsou kritické. Velmi často se stává, že ve snaze dodržet milník, se přesouvají zdroje z nekritických aktivit do kritických aktivit. To má za následek, že projekt je považován za probíhající podle plánu, přičemž některé aktivity jsou úplně ignorovány.  

Jak zadám nový milník?

Milník lze zadat z kterékoli stránky projektu. Na horní zelené funkční liště Abakowiki (viz následující obrázek)

klikněte na funkci "+Přidat milník". Otevře se následující obrazovka, na které můžete zadat vše, co s nově zadaným milníkem souvisí.

Je vidět, že milník je tvořen normální stránkou Abakowiki a při práci s milníkem má uživatel k dispozici všechny funkce, které nabízí Abakowiki editor. Je možné zadávat text, formátovat jej, vkládat odkazy, vkládat obrázky, tabulky.

Z obrázku vyplývá, že byl zadán název milníku (Milník 1), byl vložen štítek (Milník 1), který usnadňuje prohledávání obsahu Abakowiki a umožňuje kontextové prohledávání, byl zadán text a část textu byla formátována.

Kliknutím na tlačítko "Uložit a zobrazit" se milník uloží, kliknutím na tlačítko "Uložit a sdílet" můžete pozvat kohokoli ke spolupráci nad milníkem a kliknutím na tlačítko "Odejít bez uložení" práci skončíte, aniž by se milník uložil.

Po kliknutí na tlačítko pro zobrazení se vše, co bylo pro nově vytvořený milník zadáno, uloží a zobrazí se stránka s milníkem. Viz následující obrázek:

Jak upravím vložený milník?

Je-li potřeba u vloženého milníku cokoli upravit, tj. datum nebo text, klikněte na jeden z milníků, které tvoří projekt, se kterým pracujete. Otevře se následující obrazovka:

Na této obrazovce je možno změnit následující parametry: Datum milníku, Priorita a text, který milník charakterizuje.

Změna data milníku.

Chcete-li změnit datum milníku, najeďte myší na pole "Datum milníku". Jedná se o datum skončení všech úkolů, které pod příslušný milník spadají. Chcete-li toto datum posunout, vyberte ze seznamu dat, které se objeví, požadované datum a kliknutím jej zvolte. Datum se objeví v poli "Datum milníku". Nechcete-li měnit prioritu, klikněte na tlačítko "Uložit". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna priority

Jestliže je potřeba změnit zvolenou prioritu milníku, vyberte myší tu prioritu ze seznamu priorit, která se objeví ve výběrovém poli "Priorita". Nechcete-li po změně priority ještě změnit i datum milníku, klikněte na tlačítko "Uložit". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna textu milníku.

Milník, jako vše v Abakowiki, je stránka wiki, která je formálně zobrazena jako souhrn podřízených úkolů plus příslušné parametry. Je proto možné upravovat milník stejným způsobem, jako kteroukoli jinou stránku Abakowiki.


Jestliže chcete upravit text milníku klikněte na tlačítko "Upravit". Tím se vyvolá editor Abakowiki, jak to je vidět na následující obrazovce:

Na této obrazovce můžete upravit jak parametry milníku ("Datum milníku" a "Priorita"), tak štítky či popisný text milníku. Je vidět, že milník byl otevřen jako standardní stránka Abakowiki a proto můžete plně využívat všech možností, které WYSIWYG editor, jenž je součástí Abakowiki, nabízí. Po skončení všech úprav uložíte provedené změny tak, jak je to při práci s Abakowiki editorem obvyklé, tj. kliknutím buď na tlačítko "Uložit a zobrazit" nebo na tlačítko "Uložit a sdílet". Co se stane po kliknutí na jedno z těchto dvou tlačítek, je popsáno zde.

Další akce

Kliknutím na položku "Další akce", která je na horní zelené liště Abakowiki, lze kromě výmazu milníku vyvolat i ještě následující činnosti: přesun milníku, sdílení milníku, tisk milníku a zobrazení historie milníku.

Výmaz milníku

Protože milník je stránka Abakowiki, lze aplikovat všechny funkce, které Abakowiki pro práci se stránkami nabízí.Jestliže zjistíte, že příslušný milník byl zadán nedopatřením nebo je zbytečný, najeďte myší na položku "Další akce" tak, jak je to vidět na následujícím obrázku:

Z funkcí, které se po této akci objeví, vyberte funkci "Smazat milník". Po kliknutí na tuto funkci se objeví následující dotaz, který upřesňuje důsledky výmazu milníku: 

Jestliže chcete smazat milník i úkoly, které do příslušného milníku spadají, klikněte na tlačítko "Ano". Jestliže chcete úkoly zachovat a milník přesto smazat, klikněte na tlačítko "Ne", převeďte úkoly pod jiný milník nebo mezi úkoly, které nespadají pod žádný milník a pak znovu vyvolejte výmaz milníku. 

Přesun milníku

Po výběru této akce, se objeví obrazovka pro změnu projektu. Viz následující obrázek: 

Jestliže chcete milník přesunout do jiného projektu, zvolte ve výběrovém poli požadovaný projekt a následně klikněte na tlačítko "Přesunout". Tím se projekt a všechny jemu podřízené úkoly přesunou do zvoleného projektu. 

Sdílení milníku

Zvolený milník lze sdílet s kterýmkoli spolupracovníkem, u něhož je známa adresa jeho schránky elektronické pošty. Chcete-li pozvat někoho ke spolupráci nad milníkem, klikněte na funkci "Sdílení milníku". Dále postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Tisk milníku

Jestliže je potřeba z nějakého důvodu pořídit papírovou verzi stránky s milníkem, klikněte na funkci "Tisk". Dále pak postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Historie milníku

Jestliže se chcete podívat, kdo milník založil a kdy, které změny byly provedeny a kdy, případně se vrátit na některou z předchozích verzí milníku, klikněte v otevřeném seznamu na funkci "Historie". Dále pak postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Úkoly

Co to je "Úkol"

Při řízení projektů se za úkol považuje taková aktivita, která musí být ukončena v definovaném časovém období. Jsou to nejmenší a identifikovatelné části práce a zároveň prostředek k rozlišení různých součástí projektu. Na práci na úkole je přidělen některý z pracovníků, který za úkol odpovídá. Kromě něho mohou být k úkolu přiděleni i další pracovníci tvořící řešitelský tým. Úkol může být rozdělen na podúkoly. pro které musí být definováno datum začátku a konce. Úkol se začíná provádět v okamžiku, kdy je přidělen jeden nebo více řešitelů. Úkoly mohou na sebe navazovat a vytvářet tak závislosti.

Ve většině projektů trpí úkoly následujícími nevýhodami: 

• Závislost úkolů. Toto je normální stav, protože většina úkolů závisí na dokončení jiných. Nicméně toto může vést ke stagnaci projektu v případě, že řada úkolů nemůže být zahájena, protože jiné úkoly nejsou dosud dokončeny. 
• Nejasná definice pojmu "Dokončení". Je-li například úkol dokončen z 90%, neznamená to jen to, že k dokončení úkolu je potřeba jen 1/9  z času, který byl na úkol spotřebován? I když je to z hlediska matematiky bez chyby, v praxi to nikdy takto není. 

Jak zadám nový úkol

 Úkol lze zadat z kterékoli stránky projektu. Na horní zelené funkční liště Abakowiki (viz následující obrázek)

klikněte na funkci "+Přidat úkol". Otevře se následující obrazovka, na které můžete zadat vše, co s nově zadávaným úkolem souvisí.

Je vidět, že úkol je tvořen normální stránkou Abakowiki a při práci s úkolem má uživatel k dispozici všechny funkce, které nabízí Abakowiki editor. Je možné zadávat text, formátovat jej, vkládat odkazy, vkládat obrázky, tabulky.

Z obrázku vyplývá, že byl zadán název úkolu (Posouzení analýzy podkladů), byl vložen štítek (Posouzení analýzy), což usnadňuje prohledávání obsahu Abakowiki a umožňuje kontextové prohledávání, byl zadán text a část textu byla formátována. Úkol dosud nebyl nikomu přidělen a nebylo stanoveno datum dokončení úkolu. Byla však zadána etapa (milník), pod kterou úkol spadá a byla zadána i priorita úkolu.

Kliknutím na tlačítko "Uložit a zobrazit" se úkol uloží, kliknutím na tlačítko "Uložit a sdílet" můžete pozvat kohokoli ke spolupráci nad úkolem a kliknutím na tlačítko "Odejít bez uložení" práci skončíte, aniž by se úkol uložil.

Po kliknutí na tlačítko "Uložit a zobrazit" se vše, co bylo pro nově vytvořený úkol zadáno, uloží a zobrazí se stránka s úkolem. Viz následující obrázek:

Jak upravím vložený úkol?

Je-li potřeba u vloženého úkolu cokoli upravit, je nutné úkol nejprve vyhledat. Je-li známo, do které etapy úkol patří, pak kliknutím na příslušný milník se otevře seznam úkolů a úkol lze vybrat. Další možností je vyhledat úkol zadáním klíčového slova do pole pro hledání a tak úkol vyhledat. Viz následující obrázek po zadání klíčového slova (v tomto případě slova "posouzení") do pole pro hledání:

Na této obrazovce klikněte na ten z úkolů, který je třeba upravit (v našem případě je to úkol "Posouzení analýzy podkladů"), následně se otevře obrazovka s požadovaným úkolem. Viz následující obrázek:  

Na této obrazovce je možno změnit následující parametry, které jsou zobrazeny na levém panelu s názvem: "Vlastnosti úkolu". Je tedy možno změnit pracovníka, který za úkol odpovídá, datum splnění úkolu, milník (etapu), pod který úkol spadá, datum zadání úkolu, procento dokončení, délku trvání úkolu a stav. 

Změna odpovědného pracovníka

Je-li třeba změnit pracovníka, který za postup prací na úkole odpovídá, vyberte ve výběrovém poli s označením "Odpovídá", jméno pracovníka, který má nadále za úkol odpovídat. Nechcete-li měnit další parametr, klikněte na tlačítko "Ulož". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna data splnění úkolu.

Chcete-li změnit datum splnění úkolu, najeďte myší na pole "Splnit do". V tomto poli má být uloženo datum skončení všech aktivit, které pod příslušný úkol spadají. Chcete-li toto datum posunout, vyberte ze seznamu dat, které se objeví, požadované datum a kliknutím jej zvolte. Datum se objeví v poli "Datum úkolu". Nechcete-li měnit některý z dalších parametrů, klikněte na tlačítko "Ulož". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna milníku

Jestliže chcete přesunout zvolený úkol do jiného milníku (jiné etapy), vyberte ve výběrovém poli "Milník" ten ze zobrazených milníků, do kterého chcete úkol přesunout. Nechcete-li měnit další parametr, klikněte na tlačítko "Ulož". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna data zadání úkolu

Jestliže chcete změnit datum, kdy byl úkol zadán, nastavte myš do pole "Termín zadání". Objeví se seznam kalendář v numerické formě, ze kterého můžete vybrat nové datum zadání úkolu. Nechcete-li měnit další parametr, klikněte na tlačítko "Ulož". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna procenta dokončení

Jestliže chcete z důvodu postupu prací na úkole změnit procento dokončení (zde je nutno říci, že procento dokončení úkolu nelze odvozovat od počtu hodin, které byly na úkole až doposud odpracovány), vložte do pole "Procento dokončení" odhadnuté procento dokončení úkolu. Nechcete-li měnit další parametr, klikněte na tlačítko "Ulož". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna doby trvání

Je-li třeba z důvodu zpřesnění rozsahu prací změnit dobu trvání prací na úkole, vložte do pole "Doba trvání" nově odhadnutou dobu trvání prací na úkole. Údaj se vkládá jako počet hodin. Nechcete-li měnit další parametr, klikněte na tlačítko "Ulož". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.  

Změna priority

Jestliže je potřeba změnit zvolenou prioritu úkolu, vyberte myší tu prioritu ze seznamu priorit, která se objeví ve výběrovém poli "Priorita". Nechcete-li po změně priority ještě změnit i datum úkolu, klikněte na tlačítko "Ulož". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna stavu

Jestliže je potřeba změnit stav úkolu, zvolte ve výběrovém poli s označením "Stav" text, který odpovídá momentálnímu stavu úkolu. Nechcete-li po změně priority ještě změnit i datum úkolu, klikněte na tlačítko "Ulož". Tím se provedená změna/provedené změny uloží.

Změna textu úkolu.

Úkol, jako vše v Abakowiki, je stránka wiki, která může obsahovat jak popis jediného úkolu, tak odkazy na další stránky, které mohou být definicí jednotlivých podúkolů. Je proto možné upravovat úkol stejným způsobem, jako kteroukoli jinou stránku Abakowiki.


Jestliže chcete upravit text úkolu klikněte na tlačítko "Upravit úkol". Tím se vyvolá editor Abakowiki, jak to je vidět na následující obrazovce:

Na této obrazovce můžete upravit jak parametry úkolu ("Datum úkolu" a "Priorita"), tak štítky či popisný text úkolu. Je vidět, že úkol byl otevřen jako standardní stránka Abakowiki a proto můžete plně využívat všech možností, které WYSIWYG editor, jenž je součástí Abakowiki, nabízí. Po skončení všech úprav uložíte provedené změny tak, jak je to při práci s Abakowiki editorem obvyklé, tj. kliknutím buď na tlačítko "Uložit a zobrazit" nebo na tlačítko "Uložit a sdílet". Co se stane po kliknutí na jedno z těchto dvou tlačítek, je popsáno zde.

Další akce

Kliknutím na položku "Další akce", která je na horní zelené liště Abakowiki, lze kromě výmazu úkolu vyvolat i ještě následující činnosti: přesun úkolu, sdílení úkolu, tisk úkolu a zobrazení historie úkolu.

Výmaz úkolu

Protože úkol je vytvořen jako stránka Abakowiki, lze aplikovat všechny funkce, které Abakowiki pro práci se stránkami nabízí.Jestliže zjistíte, že příslušný úkol byl zadán nedopatřením nebo je zbytečný, najeďte myší na položku "Další akce" tak, jak je to vidět na následujícím obrázku:

Z funkcí, které se po této akci objeví, vyberte funkci "Smazat úkol". Po kliknutí na tuto funkci se objeví následující dotaz, který upřesňuje důsledky výmazu úkolu: 

Jestliže chcete smazat úkol, klikněte na tlačítko "Ano". Jestliže chcete úkoly zachovat, klikněte na tlačítko "Ne". 

Přesun úkolu

Po výběru této akce, se objeví obrazovka pro změnu projektu. Viz následující obrázek: 

Po zvolení akce "Přesun úkolu" se objeví obrazovka, na které je třeba zadat, do kterého projektu má být úkol přesunut. Viz následující obrázek. 

Jestliže chcete úkol přesunout do jiného projektu, zvolte ve výběrovém poli požadovaný projekt a následně klikněte na tlačítko "Přesunout". Tím se příslušný úkol a vše, co sním souvisí, přesune do zvoleného projektu. 

Sdílení úkolu

Zvolený úkol lze sdílet s kterýmkoli spolupracovníkem, u něhož je známa adresa jeho schránky elektronické pošty. Chcete-li pozvat někoho ke spolupráci nad úkolem, klikněte na funkci "Sdílení úkolu". Dále postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Tisk úkolu

Jestliže je potřeba z nějakého důvodu pořídit papírovou verzi stránky s úkolem, klikněte na funkci "Tisk". Dále pak postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Historie úkolu

Jestliže se chcete podívat, kdo úkol založil a kdy, které změny byly provedeny a kdy, případně se chcete vrátit na některou z předchozích verzí úkolu, klikněte v otevřeném seznamu na funkci "Historie". Dále pak postupujte tak, jak je to popsáno zde.

Jak pořídím dokumentaci k projektu?

Dokumentovat projekt je důležitou součástí prací na projektu. Dobře dokumentovaný projekt umožní a usnadní návrat k již uzavřenému projektu, usnadní orientaci a dovolí rychlé zapracování v případě návratu k práci na uzavřeném projektu.

Existují dvě varianty přístupu k dokumentaci projektu:
decentralizovaná dokumentace
centralizovaná dokumentace.

V případě decentralizované dokumentace se pořizuje u každého milníku a úkolu podrobná dokumentace, přičemž odkazy na stránky dokumentace je možno soustředit zo základní stránky dokumentace projektu.

V případě centralizované dokumentace se dokumentace, vztahující k jednotlivým etapám a úkolům ukládá do stránky dokumentace, kterou lze vyvolat kliknutím na odkaz "Dokumentace projektu" na panelu "Vlastnosti projektu". Viz následující obrázek:

Jestliže dosud nebyla stránka s dokumentací vytvořena, objeví se obrazovka s následujícím upozorněním:

Klinutím na odkaz "Vytvořit" se otevře nová stránka ve WYSIWYG editoru Abakowiki. Na následujícím obrázku je vidět tato stránka, u které byl vyplněn štítek pro rychlé kontextové vyhledávání, titulek stránky a byl vložen text, tvořený nadpisem a jednou větou. Viz následující obrázek:

Na základní stránce dokumentace je možno vytvořit seznam stránek, které dokumentaci projektu tvoří nebo na tuto stránku vložit vše, co je třeba zadokumentovat. Lze doporučit vytvoření seznamu, který bude obsahovat odkazy na jednotlivé stránky dokumentace, které mohou být součástí milníků či úkolů nebo to mohou být samostatné stránky, které bude možno volat pomocí odkazů. Vytvořená stránka s ukázkou odkazu na stránku dokumentace jednoho z úkolů je vidět na následujícím obrázku:

Tímto způsobem je možno centralizovat dokumentaci každého milníku a úkolu, který je součástí příslušného projektu. Je třeba podotknout, že v případě vytvoření nového projektu na základě existujícího a dokumentovaného projektu se nový projekt vytvoří i s připravenou dokumentací. Stačí potom jen upravovat texty stránek a nový projekt je kompletně dokumentován.